記賬憑證摘要的編寫(xiě)應該做到簡(jiǎn)明扼要、抓住重點(diǎn)，即用簡(jiǎn)練的文字把經(jīng)濟業(yè)務(wù)內容表達清楚。

1、日常收支業(yè)務(wù)摘要的編寫(xiě)要規范統一

各高校根據業(yè)務(wù)量的大小，分別設置3人—5人以上編制記賬憑證，所有人員力求使用統一格式、統一措辭。這樣使得會(huì )計賬簿的摘要體現整體一致性，更重要的是能夠充分發(fā)揮計算機查詢(xún)系統中“模糊查詢(xún)”板塊的功能。

所以，對日常收支業(yè)務(wù)采用“主語(yǔ)＋謂語(yǔ)＋賓語(yǔ)”的句式。即具備經(jīng)濟行為的主體、對象和內容三個(gè)最基本的要素。統一措辭雖然在執行初期比較困難，只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認真總結，相信很快就能做到統一協(xié)調。

例如：張平用現金購買(mǎi)辦公用筆150元。摘要為：張平報辦公筆。

采用這種句式，在賬務(wù)“模糊”查詢(xún)時(shí)，只要輸入“張平”，當年及往年所有張平經(jīng)手的業(yè)務(wù)，所需數據一目了然。充分體現會(huì )計電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性。

2、摘要的編寫(xiě)要“簡(jiǎn)”而“明”

所謂簡(jiǎn)明，即簡(jiǎn)單明了。太過(guò)于簡(jiǎn)的摘要，不能把經(jīng)濟內容表達清楚。因此要在計算機設定的摘要字數內，抓住重點(diǎn)，將經(jīng)濟內容盡可能全面地表述出來(lái)。

例如：中文系趙永發(fā)借去北京購資料款5000元。摘要為趙永發(fā)借購資料款，而不能為趙永華借款，更不能為借款。

3、摘要的編寫(xiě)要準確

對反映不同經(jīng)濟內容的同一張記賬憑證，每項經(jīng)濟內容準確對應一個(gè)摘要，不能籠統使用同一個(gè)摘要。現行的借貸記賬法和會(huì )計基礎工作規范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會(huì )計電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準確編寫(xiě)記賬憑證摘要提供了條件。

例如：物理系周斌借4000元去石家莊開(kāi)會(huì )，回來(lái)報賬時(shí)，差旅費開(kāi)支1500元；會(huì )務(wù)費開(kāi)支500元；為系里資料室購圖書(shū)用去1500元；退回余款500元。

其摘要應按每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應的會(huì )計分錄分別編寫(xiě)為：周斌報石開(kāi)會(huì )旅費；周斌報會(huì )務(wù)費；周斌報資料費；周斌還借差旅款。

如果此筆憑證用籠統的一個(gè)摘要，反映在會(huì )計賬簿中的“會(huì )務(wù)費”科目、“資料費”、應收及暫付中“教工借款”科目都對應著(zhù)差旅費的摘要，用起賬來(lái)令人匪夷所思。對此工作細節，有些會(huì )計人員往往容易忽視，給以后的復核、記賬、查賬等一系列會(huì )計工作帶來(lái)不便。

特別強調的是：用銀行存款開(kāi)支的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，對應銀行存款科目的摘要，必須反映收款單位名稱(chēng)，便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對。

4、更正錯賬摘要規范

根據《河北省行政事業(yè)單位會(huì )計基礎工作規范》的要求，對記賬后的記賬憑證，發(fā)現錯誤，用紅字沖銷(xiāo)原錯誤憑證時(shí)的摘要為“注銷(xiāo)某月某日某號憑證”，同時(shí)，用藍字編寫(xiě)正確的記賬憑證時(shí)摘要為“訂正某月某日某號憑證”。

對只有金額錯誤的會(huì )計分錄，在編制調整數字差額憑證時(shí)摘要為“調整某月某日某號憑證”。

如果所修改的是往年的錯誤憑證，那么，在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說(shuō)明一點(diǎn)，在注銷(xiāo)、訂正或調整某張錯誤憑證的同時(shí)，應在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記，表示該憑證已被修改完畢。

5、摘要中需要反映必要的數字

(1)需要注明時(shí)間的摘要。

收到上級部門(mén)撥入某月經(jīng)費；交納某月水費、電費、電話(huà)費、各項保險金、個(gè)人所得稅等；提取某季度學(xué)生活動(dòng)費、困難補助、獎學(xué)金等；提取職工福利費、職工教育費、工會(huì )經(jīng)費等。在摘要中務(wù)必注明經(jīng)濟業(yè)務(wù)所屬的時(shí)間。不僅有效防止發(fā)生漏記、重記的可能，而且便于單位間的賬務(wù)查詢(xún)。

例如：某高校收到河北省教育廳撥入2003年4月份經(jīng)費2000000元。摘要為收省教育廳撥4月份經(jīng)費。

(2)需要注明人數的摘要。

對發(fā)放學(xué)生生活補貼、學(xué)生困難補助、勤工助學(xué)金、獎學(xué)金；發(fā)放臨時(shí)工工資等，在摘要中要注明人次。以便為學(xué)生管理部門(mén)、人事部門(mén)統計相關(guān)數據，編制報表所用。無(wú)須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費時(shí)費力，只要使用查詢(xún)系統“科目查詢(xún)”板塊，所需數據躍然屏幕，起到事半功倍的效果。

例如：發(fā)物理系學(xué)生12人共計1500元的困難補助。摘要為發(fā)物理系學(xué)生12人困補。

(3)需要注明數量的摘要。

隨著(zhù)各高校招生規模的迅速擴大，現有的辦學(xué)設備遠遠不能滿(mǎn)足目前教學(xué)規模。需要購置的辦公設備、教學(xué)實(shí)驗設備數量很大，需要報廢的陳舊固定資產(chǎn)也很多。雖然固定資產(chǎn)賬中反映資產(chǎn)的數量，但為了便于同固定資產(chǎn)管理部門(mén)隨時(shí)的“動(dòng)態(tài)”對賬，在摘要中要注明資產(chǎn)的數量。

例如：國有資產(chǎn)處李華從山東星航儀器設備公司，給生物系購買(mǎi)顯微鏡兩臺，通過(guò)銀行匯款9800元。摘要為李華報顯微鏡，山東星航儀器設備公司同時(shí)入固定資產(chǎn)，摘要為生物系購顯微鏡兩臺。

總之，會(huì )計工作在講究宏觀(guān)控制的同時(shí)，也要重視微觀(guān)管理，會(huì )計摘要的編寫(xiě)雖然只是整個(gè)會(huì )計工作中的一個(gè)小小環(huán)節，但是它卻在會(huì )計工作向著(zhù)更加科學(xué)化、規范化管理的進(jìn)程中發(fā)揮著(zhù)極其重要的作用。

轉自《會(huì )計天下》